Как побороть прокрастинацию в отделе продаж

Наблюдая за работой десятков менеджеров продаж, мы не раз видели, как они вместо полезной работы над выполнением плана продаж сидят в социальных сетях, читают новости или пьют очередной кофе. Это – прокрастинация. Она заключается в том, что человек откладывает выполнение какой-либо важной задачи, заменяя это дело другим действием. Важные задачи переносятся, а неважные выходят на второй план.

Сегодня мы хотим поговорить с вами о том, как прокрастинация может влиять на работу менеджера продаж. Рассмотрим и предложим вам решения, которые помогут повысить эффективность работы коммерческого отдела.

Причины прокрастинации менеджеров продаж

Страх неудачи. Одной из наиболее важных причин прокрастинации менеджеров продаж является, как ни странно, боязнь потерпеть неудачу. В отделе продаж это часто встречается во время проработки большой сделки, успех которой не ясен. В этом случае, менеджер часто «придумывает» себе задачи, которые бы откладывали важный звонок клиенту. Ведь позвонив, он может услышать отказ! Конечно, в итоге это приводит к провалу. Клиент уходит и заключает контракт с другим поставщиком, а на совещании отдела по результатам недели или месяца менеджер докладывает, что клиент, хоть и был на первом этапе теплый, но несмотря на обещания, все-таки выбрал конкурентов.

Прокрастинируя, менеджеры продаж начинают писать неважные письма, встречаться с помощниками заместителей по каким-то вопросам, создавать видимость работы, при этом совершенно не приближаясь к главному – к выполнению конкретных шагов, направленных на успешное завершение сделки.

Низкий уровень самоконтроля. Мы должны признать, что далеко не все люди способны себя заставить выйти из курилки и пойти работать. Инструменты самоконтроля начинают закладываться еще в детстве и влияют на поведение человека всю жизнь.

В 1960-х годах в Стэнфордском университете был проведен так называемый «Зефирный эксперимент». Детям предлагали выбор между одним зефиром, который они могли съесть немедленно, или двумя зефирами, если они смогут терпеливо подождать награды в течение 15 минут. На это время экспериментатор покидал комнату, оставляя детей без контроля. В последующих исследованиях, проведенных через несколько лет, учёные обнаружили, что у детей, которые были в состоянии дождаться увеличенной награды, как правило, жизнь складывалась более благополучно.

Основное решение – применять техники управления временем и задачами

Приведем несколько полезных инструментов, которые позволят менеджеру продаж самому осознать, что он прокрастинирует и предпринять конкретные шаги для изменения ситуации:

1. Отделить важное от второстепенного

Посмотрите на свой список задач, в т.ч. на те, которые уже давно просрочены и лежат тяжелым грузом. Разберитесь в них и отсортируйте: выполнить/перепоручить/снять. Самое нелюбимое или сложное выполняйте в первую очередь в свои самые продуктивные часы.

2. Превратить большие цели в маленькие дела

Хорошо помогает превратить крупное дело в несколько мелких. Для этого нужно всего лишь продумать первый шаг, который вы сделаете на пути к цели. Не выполнить план продаж, а сделать пару звонков старым клиентам.

3. Расставить приоритеты

Необходимо ранжировать свой клиентский портфель и, исходя из статусов клиентов и сделок, запланировать работу с ними. Среди статусов клиентов и сделок обязательно помимо «горячих», «теплых» и «холодных» должны быть и неважные и несрочные дела. От них нужно просто избавляться. Если их не убирает руководитель, менеджер продаж должен вычленить и избавиться от них сам. Для этого хорошо помогает вопрос «приведёт ли меня то, чем я сейчас занимаюсь к реализации моих планов?».

Подробнее об этом и других инструментах тайм-менеджмента вы можете прочитать в статье 12 советов по управлению временем в продажах.

4. Сфокусироваться на способах достижения цели

Прокрастинирующий человек толком не работает и не отдыхает. Он постоянно терзает себя самокритикой и уничижительными мыслями. Он растерян.

Дональд Трамп как-то сказал: «Каждый раз, чувствуя растерянность, я стараюсь мыслить жизнеутверждающе. Все мы время от времени бываем растерянными. Меня воодушевляет мысль, что я способен справиться с этим состоянием лучше других».

В сложной ситуации задавайте правильные вопросы: не «почему у меня такие плохие клиенты и не получается продать», а «как мне найти хороших клиентов и продать им». Ответ найдется и на тот, и на другой вопрос. Только польза от них будет разная.

5. Перенять успешный опыт

Скорее всего, ваши более продуктивные коллеги уже придумали способ борьбы с прокрастинацией. Задайте вопрос коллеге-лидеру, попросите совет, найдите успешного наставника и работайте с ним. Положительный пример мотивирует и дает понимание, как действовать.

6. Найти наставника-контролера среди своих коллег

Если внутренних ресурсов не хватает, то в борьбе с прокрастинацией может помочь друг или коллега, который будет время от времени контролировать вашу эффективность, возвращая вас от прокрастинации к продуктивной работе. Попросите своего коллегу раз в 30 минут подходить к вам и спрашивать о том, что вы сделали за последние полчаса, и что планируете сделать в ближайшее время. Такие проверки мотивируют! А через какое-то время вы научитесь обходиться без поддержки коллеги.

7. Использовать электронные помощники

Календари, задачники, любое электронное (мобильное) приложение, которое будет регулярно вам напоминать о том, чем вы должны быть в настоящий момент заняты и сколько времени у вас осталось.

8. Планировать время отдыха

Например, утром перед началом работы заложите себе 15 минут на чашку кофе и общение с коллегами или чтение новостей. И еще добавьте несколько таких перерывов в течение дня. Но вы точно засекаете время (именно ставите таймер), которое посвящаете отдыху, иначе риск того, что отдых перерастет в прокрастинацию очень велик.

Эти и другие инструменты борьбы с прокрастинацией в отделе продаж мы рассматриваем на тренинге "Тайм-менеджмент в продажах".

Другое решение – повысить активность сотрудника за счет усиления внешнего контроля со стороны руководителя отдела продаж

Если у менеджеров продаж методы самоконтроля не работают, то здесь не обойтись без помощи руководителя. Повышать активность сотрудника придется именно ему.

Для повышения активности прокрастинирущего сотрудника можно ввести в работу следующие инструменты управления:

1. Ежевечерняя подготовка менеджером продаж отчетов по активности и постановка планов на следующий день;
2. Ежедневное обсуждение с руководителем каждой сделки ключевых клиентов этого сотрудника;
3. Регулярный контроль со стороны руководителя не только по результату, но и в процессе выполнения задачи.

В таком случае менеджеру просто ничего не останется, как следовать плану, нацеленному на результат.

Для контроля за исполнением задач можно также использовать CRM-систему. Она вносит прозрачность в работу менеджера – сразу понятно, на какой стадии находится сделка. CRM можно настроить исходя из правил работы с клиентами, принятых в компании. Она может показывать менеджеру, каким должен быть его следующий шаг. Например, после отправки коммерческого предложения следующий шаг - позвонить проконтролировать получение письма. Это надо сделать, иначе система не позволит перейти к следующему шагу сделки.

В любом случае, каким бы путем вы ни пошли, мы уверены, что каждый может избавиться от этого, если захочет. Надеемся, что с помощью описанных инструментов вам удастся сделать это легко. Желаем вам хороших продаж!

Ефим Марковецкий, Михаил Графский,
Clientbridge