12 советов по управлению временем в продажах

За рабочий день можно много все успеть, если не отвлекаться. Но работа в продажах автоматически подразумевает работу в условиях быстро меняющихся правил игры и ситуациях, которые требуют решительных действий прямо сейчас. И мы уверены, что найдутся те, кто скажет: «Невозможно планировать то, что от тебя не зависит.» Формально эти люди будут правы: сложно управлять тем, на что вы напрямую не влияете. Однако тут есть небольшое лукавство. Продажи – это далеко не черный ящик. И если вы уже утром знаете, что скорее всего сегодня днем вам будут звонить клиенты и просить выставить им счет, отправить им документы на отгрузку, высказать претензию, то почему бы к этому не подготовиться заранее и не спланировать свою работу?

Наш опыт показывает, что менеджеры, которые планируют свое время и задачи, продают больше своих коллег, «плывущих по потоку» задач. Науке управления временем уже много лет. И за это время человечество разработало набор принципов и подходов к планированию и управлению потоком рабочих задач. В этой статье мы примерим эти принципы на такую деятельность, как продажи и работа с клиентами.

Временем так или иначе управляют все. Просто кто-то успевает выполнить намеченное и заработать, а кто-то – нет. Если разобраться, почему менеджеры продаж не управляют своим временем, не расставляют приоритеты или даже нарушают свои собственные планы, то может выясниться, что никто их этому не учил. Давайте начнем исправлять это упущение.

1. Одна из ключевых компетенций любого менеджера продаж – это планирование своей работы. Если вы не умеете расставлять приоритеты, ставить планы и выполнять намеченное, а ваша работа постоянно выполняется в авральном режиме, то вы, вероятно, профнепригодны. Выберите себе другую работу или повышайте квалификацию.
2. Тайм-менеджмент – это прежде всего система управления поступающей информацией. Любая система управления временем в продажах – лучше, чем отсутствие таковой. И задача по приобретению навыков управления временем в продажах сводится к тому, чтобы выбрать или создать для себя систему управления информацией о клиентах, сделках, проектах, событиях, задачах и начать ей пользоваться. В этом вам помогут некоторые инструменты. Минимум инструментов, которые должны быть у менеджера продаж – CRM-система, календарь, список задач. Но эти инструменты будут помогать вам лишь в одном случае – если вы заносите туда информацию и проводите регулярный обзор. Об этом ниже.
3. Заранее планируйте важные дела и ставьте их в календарь. К таковым относятся все привязанные ко времени дела. Например, встречи. Также сюда относятся те задачи, которые вы должны выполнить к определенному сроку и которые требуют значительных вложений времени (полчаса, час).
4. Запланированное имеет приоритет перед неожиданным. Если у вас появляется важная и срочная задача, но на это время у вас уже запланирована привязана ко времени активность, не переносите эту активность. Постарайтесь перенести задачу и выполните ее сразу после этой активности. Знаете, это вполне нормально, что вы предлагаете клиенту перезвонить после того, как вы закончите совещание. Даже если, на самом деле, у вас нет никакого совещания, и вы готовите коммерческое предложение для другого клиента. Но вот прямо сейчас вы наполнены вдохновением, сверяя остатки на складе с новым прайс-листом. Просто если вы отвлечетесь сейчас, то вы потеряете время на переключениях между задачами. Уточните у клиента – не срочный ли у него вопрос и попросите подождать полчаса до вашего звонка.
5. Группируйте задачи по типам. Так вы сократите время на переключения. Например, если у вас есть 2 часа и вам надо подготовить 3 предложения и повторно позвонить пятерым клиентам, то сгруппируйте эти задачи. Сначала всем клиентам, затем – все предложения. Или наоборот. Но не перемешивайте задачи – потеряете около 20% времени на переключениях и отвлечениях.
6. Не планируйте жестко более 30-40% времени. Обязательно оставьте время «про запас», на другие незапланированные дела, которые обязательно появятся. Если появляется свободное время – проводите обзор своего списка задач.
7. Делегируйте неприоритетные задачи тем исполнителям, которые с ними справятся. Во многих отделах продаж есть ассистенты, которые забирают на себя всю бумажную работу или ее часть. Постройте такие отношения с ассистентами, чтобы ваши документы они обрабатывали первыми. Шоколадка или бутылка коньяка – это весьма выгодная цена за ваше время.
8. Всегда наполняйте свою воронку продаж. Если на неделе вы не добавили в нее минимального количества клиентов, то через какое-то время (равному циклу сделки) вы получите провал в объеме продаж. Наполнение воронки – один из приоритетов любого менеджера продаж!
9. Ведите список всех задач дел в одном месте, в точке сбора. Как только пришла задача – сразу же «выкидывайте» ее из головы в точку сбора. Это может быть смартфон или блокнот, который всегда под рукой. Но мы все же рекомендуем смартфон – он позволяет синхронизировать все ваши записи с другими вашими компьютерами. Кроме того, смартфон всегда под рукой.
10. Регулярно проводите обзор задач. Несколько раз в день в свободное время. Что-то переносите в календарь, что-то переносите в список задач на сегодня.
11. Автоматизируйте свою работу. Разгружайте голову и снижайте риски потери важной информации – используйте CRM-систему. Если в вашей компании не внедрен софт для продаж, то создайте для себя удобную систему планирования действий по клиентам и напоминаний. Самая трудоемкая часть — это начать работать по системе. Но как только вы привыкнете, то система начнет работать на вас.
12. Запланируйте прочтение книг по тайм-менеджменту. Или пройдите тренинг тайм-менеджмента в продажах. Там может быть много интересного для вас, просто поверьте!

И последний совет: начните применять эти рекомендации в работе! Прямо сегодня распечатайте их и повесьте на своем рабочем месте. Это станет хорошим первым шагом.

Михаил Графский
Генеральный директор Clientbridge