Инструментарий руководителя: еженедельное совещание в отделе продаж
Еженедельные совещания в отделе продаж некоторыми руководителями и сотрудниками воспринимаются как нечто бесполезное и «мешающее работе». Но другие руководители убеждены, что без еженедельных совещаний управлять отделом продаж невозможно, считая, что те, кто не проводят еженедельных совещаний, просто не умеют их «готовить».
Давайте разберемся в том, что должно быть в еженедельном совещании, чтобы оно не мешало работать, а наоборот – было эффективным управленческим инструментом.
Вопросы для еженедельного совещания в отделе продаж
Задача руководителя отдела продаж сводится к тому, чтобы раз в неделю беседовать со всеми сотрудниками в рамках общего еженедельного совещания, при условии, что все подготовились и не забывают, что от них требуется на планерке. Каждая из таких встреч проводится по заранее определенной и понятной каждому участнику повестке.
Какие именно вопросы рекомендуется выносить на еженедельную планерку? В сумме их не более четырех:
1. Подведение итогов недели
За неделю много всего произошло: какие-то задачи были выполнены, а какие-то, нет. Руководитель знает обо всех ключевых результатах. Начиная каждое совещание с подведения итогов, он задает стандарт соблюдения исполнительской дисциплины: ни одна задача не забыта, каждый должен отчитаться о проделанной работе.
Вопросы, которые поднимаются руководителем:
- Общие результаты продаж, включая текущий срез целевых показателей
- Сравнение результатов с предыдущими неделями
- Анализ выполнения всех текущих оперативных задач
2. Сверка фактических результатов с месячными / квартальными планами
В зависимости от того, как вы планируете свои продажи, вы можете использовать квартальную, месячную или недельную разбивку. Если вы планируете продажи в разрезе продуктовых групп, то их также стоит озвучить по каждой группе . Результатом этого этапа планерки должно стать четкое понимание процента выполнения общего и индивидуального планов, а также набор действий и задач, которые будут решать менеджеры для выполнения этих планов.
- Презентация процента выполнения общего плана продаж на отдел.
- Презентация процента выполнения плана по каждому менеджеру.
- Обсуждение с каждым сотрудником: какая помощь нужна от руководителя или других коллег для выполнения планов.
3. Обсуждение общих проблем отдела
Обычно на планерку выносятся наиболее общие проблемы с точки зрения руководителя отдела продаж, которые повторились у нескольких менеджеров за прошедшую неделю, или проблемы, которые затрагивают весь отдел.
Частные вопросы сотрудников рекомендуется решать индивидуально. В течение недели, либо сразу после планерки. Общие проблемы, которые копятся за неделю, выносить на коллективное обсуждение в рамках еженедельного совещания.
4. Постановка индивидуальных задач на следующий период
И после того, как стали понятны ключевые проблемы и сформулированы общие планы, руководитель может поставить индивидуальные задачи каждому менеджеру.
Эта часть планирования также может происходить и в процессе всей планерки.
Проведение совещания в отделе продаж по этому сценарию повысит дисциплину сотрудников отдела продаж и облегчит работу руководителя.
Топ-5 ошибок еженедельного совещания в отделе продаж
Возьмем на себя смелость сформулировать топ-5 ключевых ошибок руководителя отдела продаж во время проведения совещания.
1. Договоренности, созданные на совещании, не исполняются. Обычно это связано с низкой исполнительской дисциплиной. И в этом случае стоит начать вести список дел в письменном виде и начать тщательно контролировать их исполнение. Через 3-4 недели ситуация, как правило, меняется.
2. Участники должным образом не готовятся к совещанию, либо готовятся «в последний момент» и не успевают хорошо подготовиться.
3. Не соблюдается тайминг. Общая рекомендуемая продолжительность еженедельного совещания для отдела продаж из 5-7 человек не должна превышать 30 минут. Это означает, что на обсуждение каждого из 4-х вышеописанных вопросов в данном случае отводиться по 5-7 минут, не более!
4. Не соблюдается общее правило: «хвалим при всех, критикуем лично». Это касается и руководителя, и каждого из участников совещания.
5. Негативный эмоциональный фон на совещаниях. Старайтесь этого избегать. Или используйте это, как инструмент.
Также вы можете ознакомиться со статьей «Правила проведения эффективных совещаний». Статья содержит набор правил, которые помогут внедрить в вашей компании культуру эффективных совещаний. Для удобства эти правила можно распечатать и повесить на видном месте.
Дополнительно в приложении к этой статье вы можете скачать «Сценарий проведения еженедельного совещания в отделе продаж».
Андрей Барсуков, Михаил Графский Clientbridge
