Правила проведения эффективных совещаний
Вспомните, когда вы последний раз были на совещании. Сегодня? Вчера? Если у вас не было совещания за последние три дня, с вами что-то явно «не так». В современном корпоративном мире совещание стало своего рода любимой забавой (или тяжелой мукой), но только не эффективной частью рабочего процесса.
Вспоминаю историю из своей рабочей практики. Я только вышел на новую работу и был посажен в кабинет своего непосредственного руководителя. Поприветствовав меня утром и, дав несколько вводных, Александр (так звали моего руководителя) откланялся и убежал на совещание.
Следующая возможность пообщаться с руководителем у меня появилась во время обеденного перерыва, после чего вновь состоялось какое-то совещание с его участием. А вечером перед окончанием рабочего дня - еще одно. На следующий день и в другие дни повторялся примерно тот аналогичный сценарий.
Когда мы подводили итоги первой недели моей работы, я честно спросил Александра – когда ему удается управлять отделом маркетинга, проводя столько времени на всевозможных совещаниях? Через неделю меня отсадили из кабинета руководителя непосредственно к коллегам моего отдела …
Совещание – это рабочий процесс, соответственно, к нему необходимо приготовиться как организатору, так и участникам. В нашей консалтинговой практике различные совещания случаются достаточно регулярно. Мы часто являемся как их рядовыми участниками, так и формирующими «повестку» организаторами.
В рамках данной статьи возьмем на себя смелость вынести некоторые наши рекомендации по организации и проведению эффективного совещания:
- У вас есть план? Нет плана - нет совещания. Идеальный план совещания, с нашей точки зрения, должен в себя включать ответы на следующие вопросы:
- Что обсуждать: какие темы и вопросы?
- Как обсуждать: какие сценарии обсуждения могут быть, какая необходима предварительная подготовка?
- С кем обсуждать: кого имеет смысл привлечь к обсуждению?
- Зачем обсуждать: какие решения могут быть приняты по итогам обсуждения?
- Подготовьте себя и других к РАБОТЕ на совещании. Организатору необходимо заранее (лучше за 24 часа до совещания) направить каждому приглашенному:
- План совещания (см. п.1);
- Необходимые организационные моменты: дата, время, место, состав участников;
- Что необходимо иметь с собой каждому участнику;
- Общекорпоративные правила проведения совещаний.
- Не приглашайте, тех, кого может и не быть на этом совещании. Рекомендуем предварительно тщательно отбирать состав участников совещания для каждого обсуждаемого вопроса. Если участник не может ничего привнести в обсуждаемую тему, его присутствие, скорее всего, будет впустую потраченным временем для него и отрицательной оценкой вашей компетенции в организации встречи.
- Следите за временем. Вовремя закончить совещание не менее важно, чем вовремя начать. Не допускайте опозданий, внезапных исчезновений или затягивания встречи со стороны участников.
- Выключите телефоны и не пользуйтесь мессенджерами. Если вы считаете, что во время проведения совещания все, что происходит за его пределами - важнее для участников – тогда это совещание никому не нужно. Если же оно все-таки нужно, тогда настоятельно просите участников не пользоваться мобильной связью в период проведения совещания.
- Подводите итоги. Резюмируйте решения по итогам совещания, подготовив протокол встречи. Включите в протокол: кто присутствовал, что обсуждали, какие решения приняли, кто ответственен и в какие сроки следует ожидать результатов принятых решений. Протокол желательно разослать участникам в течение 3-24 часов после встречи. Например, если совещание закончилось в конце рабочего дня – то протокол желательно разослать в первой половине следующего дня. Таким образом, люди фактически приступят к выполнению задач уже на следующий день после совещания.
В качестве приложения к этой статье мы предлагаем вам правила проведения эффективных совещаний. Ниже вы найдете доступный для скачивания файл с этими правилами. Эти правила вы можете просто распечатать и повесить на стену, или же использовать их для того, чтобы внедрить в своей компании правила проведения совещаний.
Андрей Барсуков Ведущий консультант Clientbridge
