+7 495 956 36 42

Заказать звонок

Регистрация

Правила проведения эффективных совещаний

Вспомните, когда вы последний раз были на совещании. Сегодня? Вчера? Если у вас не было совещания за последние три дня, с вами что-то явно «не так». В современном корпоративном мире совещание стало своего рода любимой забавой (или тяжелой мукой), но только не эффективной частью рабочего процесса.

Вспоминаю историю из своей рабочей практики. Я только вышел на новую работу и был посажен в кабинет своего непосредственного руководителя. Поприветствовав меня утром и, дав несколько вводных, Александр (так звали моего руководителя) откланялся и убежал на совещание.

Следующая возможность пообщаться с руководителем у меня появилась во время обеденного перерыва, после чего вновь состоялось какое-то совещание с его участием. А вечером перед окончанием рабочего дня - еще одно. На следующий день и в другие дни повторялся примерно тот аналогичный сценарий.

Когда мы подводили итоги первой недели моей работы, я честно спросил Александра – когда ему удается управлять отделом маркетинга, проводя столько времени на всевозможных совещаниях? Через неделю меня отсадили из кабинета руководителя непосредственно к коллегам моего отдела …

Совещание – это рабочий процесс, соответственно, к нему необходимо приготовиться как организатору, так и участникам. В нашей консалтинговой практике различные совещания случаются достаточно регулярно. Мы часто являемся как их рядовыми участниками, так и формирующими «повестку» организаторами.

В рамках данной статьи возьмем на себя смелость вынести некоторые наши рекомендации по организации и проведению эффективного совещания:

  1. У вас есть план? Нет плана - нет совещания. Идеальный план совещания, с нашей точки зрения, должен в себя включать ответы на следующие вопросы:
    • Что обсуждать: какие темы и вопросы?
    • Как обсуждать: какие сценарии обсуждения могут быть, какая необходима предварительная подготовка?
    • С кем обсуждать: кого имеет смысл привлечь к обсуждению?
    • Зачем обсуждать: какие решения могут быть приняты по итогам обсуждения?

  2. Подготовьте себя и других к РАБОТЕ на совещании. Организатору необходимо заранее (лучше за 24 часа до совещания) направить каждому приглашенному:
    • План совещания (см. п.1);
    • Необходимые организационные моменты: дата, время, место, состав участников;
    • Что необходимо иметь с собой каждому участнику;
    • Общекорпоративные правила проведения совещаний.

  3. Не приглашайте, тех, кого может и не быть на этом совещании. Рекомендуем предварительно тщательно отбирать состав участников совещания для каждого обсуждаемого вопроса. Если участник не может ничего привнести в обсуждаемую тему, его присутствие, скорее всего, будет впустую потраченным временем для него и отрицательной оценкой вашей компетенции в организации встречи.
  4. Следите за временем. Вовремя закончить совещание не менее важно, чем вовремя начать. Не допускайте опозданий, внезапных исчезновений или затягивания встречи со стороны участников.
  5. Выключите телефоны и не пользуйтесь мессенджерами. Если вы считаете, что во время проведения совещания все, что происходит за его пределами - важнее для участников – тогда это совещание никому не нужно. Если же оно все-таки нужно, тогда настоятельно просите участников не пользоваться мобильной связью в период проведения совещания.
  6. Подводите итоги. Резюмируйте решения по итогам совещания, подготовив протокол встречи. Включите в протокол: кто присутствовал, что обсуждали, какие решения приняли, кто ответственен и в какие сроки следует ожидать результатов принятых решений. Протокол желательно разослать участникам в течение 3-24 часов после встречи. Например, если совещание закончилось в конце рабочего дня – то протокол желательно разослать в первой половине следующего дня. Таким образом, люди фактически приступят к выполнению задач уже на следующий день после совещания.

В качестве приложения к этой статье мы предлагаем вам правила проведения эффективных совещаний. Ниже вы найдете доступный для скачивания файл с этими правилами. Эти правила вы можете просто распечатать и повесить на стену, или же использовать их для того, чтобы внедрить в своей компании правила проведения совещаний.

Андрей Барсуков
Ведущий консультант Clientbridge

Возврат к списку

Андрей Барсуков

Менеджер-консультант

Одна из ценностей, культивируемых в компании Clientbridge, – это отлаженный и эффективный процесс продаж с четкой ориентацией на результат. Это позволяет решать комплексные задачи по повышению продаж за счет оптимизации бизнес-процессов, разработки и внедрения технологий продаж и обучения персонала наших Заказчиков. Одна из ценностей, культивируемых в компании Clientbridge, – это отлаженный и эффективный процесс продаж с четкой ориентацией на результат. Это позволяет решать комплексные задачи по повышению продаж за счет оптимизации бизнес-процессов, разработки и внедрения технологий продаж и обучения персонала наших Заказчиков. Одна из ценностей, культивируемых в компании Clientbridge, – это отлаженный и эффективный процесс продаж с четкой ориентацией на результат. Это позволяет решать комплексные задачи по повышению продаж за счет оптимизации бизнес-процессов, разработки и внедрения технологий продаж и обучения персонала наших Заказчиков. Одна из ценностей, культивируемых в компании Clientbridge, – это отлаженный и эффективный процесс продаж с четкой ориентацией на результат. Это позволяет решать комплексные задачи по повышению продаж за счет оптимизации бизнес-процессов, разработки и внедрения технологий продаж и обучения персонала наших Заказчиков.

Отправляя форму, вы соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности

Узнать о дополнительных возможностях подробнее

Заполните форму, и мы обязательно свяжемся с вами.

Отправляя форму, вы соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности

Спасибо за регистрацию! Мы открыли вам доступ к эксклюзивным материалам нашего сайта.

Здравствуйте, ! Мы рады снова видеть вас на нашем сайте.

Войти

Заполните форму, чтобы войти в личный кабинет

- или -

через социальную сеть

- если -

у вас нет личного кабинета, вам необходимо

Зарегистрироваться

Отправляя форму, вы соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности

Регистрация

Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к нашей базе знаний

- или -

через социальную сеть

Отправляя форму, вы соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности

Спасибо за то, что уделяете нам свое время. Мы постарались сделать наши материалы информативными и удобными для ознакомления.

Михаил Графский

Чтобы скачать заинтересовавшие материалы, необходимо зарегистрироваться

- или -

через социальную сеть