Как подготовиться к первой встрече с потенциальным клиентом

О чём не переговоришь, того не продумаешь как следует

Этот афоризм из творчества Иоганна В. Гёте как нельзя лучше демонстрирует важность этапа подготовки менеджера продаж совместно со своими коллегами и руководителем к общению с клиентом.

Наша статья посвящена тому, как правильно подготовить менеджера продаж к первой встрече с потенциальным клиентом.

Задачи этапа подготовки к первой встрече

На первой встрече клиент определяет для себя круг поставщиков, с которыми он продолжит взаимодействие. Если вы «проиграете» первую встречу, то, скорее всего, шансов на дальнейшее развитие отношений уже не будет. Но зато, если вы проведете ее хорошо, то шансы сильно возрастают.

На качественную и полноценную подготовку к деловой встрече необходимо заложить не менее одного часа рабочего времени одного сотрудника и по 20 минут для всех остальных участников.

По итогам подготовки к встрече с потенциальным клиентом все участники с вашей стороны должны иметь одинаковое представление в ключевых точках:

1. Анамнез

• Что мы знаем об этой компании?
• Кто инициатор встречи?
• На каком этапе наши отношения с этим клиентом?

2. Контрагент

• Кто конкретно будет представлять на встрече компанию-клиента?
• За что отвечают и какого уровня решения принимают эти сотрудники в компании?

3. Цели

• Какую цель мы ставим перед переговорами?
• На какой период сотрудничества мы рассчитываем с этим клиентом?
• Что может тормозить начало/ развитие сотрудничества с нашей стороны?

4. Сценарий

• Основной сценарий
• Запасные сценарии. Лучше заранее подготовить несколько вариантов («что мы делаем, если …»)

5. Распределение ролей

• У каждого члена команды своя роль в общекомандной игре. Кто ты? Лидер, эксперт, наблюдатель, протоколист и т.д.
• Какую внутреннюю информацию вы НЕ выносите на обсуждение с клиентом.

Роль руководителя в подготовке к встрече с клиентом

Руководитель отдела продаж должен выступать лидером и наставником для своих сотрудников – менеджеров продаж. Задача руководителя перед встречей с клиентом подготовить менеджера продаж, например, используя следующую практику: обучить, показать, замотивировать.

Обучить. Проанализировав предыдущие встречи с клиентами, вы можете вместе с менеджером обсудить, какие у него были сильные и слабые стороны в проведении переговоров и совершении сделок. Как результат - конструктивный анализ уже имеющегося опыта поможет менеджеру продаж не наступать на те же «грабли» или, наоборот, закрепить успехи проверенными способами.

Показать. Всегда лучше срабатывают яркие образы и примеры, нежели разговоры. Используйте все имеющиеся инструменты для подготовки к встрече – нарисуйте схемы, продемонстрируйте в поведении ключевые этапы встречи.

Замотивировать. Объясните значимость этих переговоров и самого результата не только для компании в целом, но и для него лично. Вовлекайте менеджера продаж в процесс подготовки к встрече с вашим участием.

Что нужно проверить непосредственно перед встречей?

Предлагаемый нами чек-лист позволит проконтролировать вам самые насущные вопросы самоподготовки менеджера к деловой встрече.

1. Обсудить с клиентом повестку встречи. Для этого потребуется короткий телефонный звонок, либо электронное письмо клиенту для обсуждения следующих тем:

• Кто планирует присутствовать на встрече со стороны клиента?
• Какие вопросы интересуют клиента в первую очередь?
• Нужна ли презентация с нашей стороны? И что клиент хотел бы видеть в презентации?

2. Решить с клиентом организационные вопросы

• Заказать пропуск для прохода или проезда на внутреннюю территорию
• Согласовать, за сколько времени до встречи желательно быть на месте

3. Актуализировать цели встречи. Подумайте и обсудите с руководителем цели, которые вы хотите достичь по итогам встречи. Имейте основную цель, и 2-3 дополнительных целей, которые также было бы неплохо достичь. Запишите эти цели, потом вы проведете проверку их достижения.

4. Продумать комплименты клиенту. Они помогут установить дружественный контакт, а также разрядить «накаленную» обстановку по ходу беседы, если ситуация того потребует.