7 способов получать больше от CRM
CRM-система – это больше, чем база данных. 94% менеджеров продаж используют CRM для управления контактами, но есть множество других преимуществ CRM-системы.
С семью идеями, приведенными ниже, вы сможете максимально эффективно использовать свою CRM для сохранения времени, повышения качества работы отдела и мотивации сотрудников.
1. Начните свой день со списка дел (TO-DO LIST)
CRM позволяет управлять своим временем и упорядочить свой день. Менеджеры продаж - занятые люди: держать под контролем звонки, которые необходимо совершить, встречи, которые нужно запланировать и о которых нужно договориться, сделки, которые нужно закрыть. Невозможно или неудобно отслеживать все, что вам нужно сделать, используя список, блокнот-ежедневник или свой календарь на рабочем столе в течение дня.
Вместо этого ставьте задачи в CRM. Составьте перечень задач, которые вам нужно выполнить, промаркируйте их соответствующим образом, а затем переходите от одной к другой, не тратя время и энергию на списки или догадки, что нужно делать сегодня.
2. Запишите все в CRM
Вы когда-либо использовали стикеры или кусочки бумаги, чтобы записывать идеи и напоминания? Откажитесь от них в пользу вашей CRM.
CRM-система – это не только место для информации о клиентах. Вы можете использовать вашу CRM-систему для постановки задач самому себе и фиксации заметок по работе с конкретным клиентом, будь то контактное лицо или компания в целом. Напоминания и комментарии могут быть и по внутренним проектам вашего отдела. Все ваши задачи и мысли будут находиться в одном месте.
Если вы работаете в продажах, то времени всегда не хватает. Ни у кого нет времени, чтобы копаться в груде записей перед началом собрания или искать нужные заметки в блокноте во время разговора с покупателем. Ведите все записи в одном месте, чтобы помочь себе создать систему организации данных и удобную среду для продуктивного рабочего дня.
3. Найдите деньги, которые вы теряете каждый день
Вы, конечно, можете (и должны) использовать CRM-систему для автоматического заполнения данных запроса из социальных сетей или с сайта, чтобы вся информация была в карточке лида, с которым вы сейчас работаете. Однако вам стоит воспользоваться CRM-системой в первую очередь для выявления сделок, требующих большего внимания.
С помощью поисковых запросов или фильтров в вашей CRM отсортируйте сделки и клиентов по дате последнего контакта. Это даст вам представление о том, кто давно не получал от вас информацию. Затем проанализируйте данные об этих клиентах, чтобы определить: кто может быть заинтересован в ваших услугах. Можно посмотреть информацию в соц. сетях, новости на сайте компании, любой источник, где будет освещено событие, происходящее с вашим клиентом. У него может быть реструктуризация, расширение отдела продаж, какие-то другие изменения, произошедшие за несколько месяцев, пока вы с ним не общались. Эти события являются причиной того, что клиенту могут понадобиться ваши услуги. Используйте эту информацию, чтобы отправить быстрое письмо и, возможно, согласовать время для повторного контакта.
Перебрав таким образом всех своих клиентов, вы будете уверены, что с каждым из них вы контактируете соответствующим образом. Так вы будете контролировать свою клиентскую базу, и сможете повторно проработать каждый контакт. Потенциальный клиент, которого вы упустили из виду за эти несколько месяцев, может оказаться очень перспективным и принести вам деньги.
4. Учитесь на отказах и выявляйте тренды
Обидно получать отказы в ходе сделок. Однако вы можете использовать свою CRM, чтобы научиться чему-то от этих отказов и найти способы и приемы, чтобы выиграть в будущем. При перемещении сделки в статус «Закрыто и не реализовано/Потеряно», запишите причину отказа клиента и провала сделки. Затем проанализируйте все точки контакта с клиентом по ходу сделки в вашей CRM. Каким было ваше общение с заинтересованными сторонами? Какой из этапов сделки вы провалили, и что могли бы сделать лучше?
Учет и анализ причин потерь не только помогут вам отточить свои навыки продаж, а также дадут вам возможность для координации своих действий с другими отделами компании, чтобы предотвратить подобные потери в будущем. Например, может быть, вы теряете большое количество сделок из-за определенного конкурента. В таком случае вы можете сделать запрос в отдел маркетинга на подготовку материалов с правильными аргументами для борьбы с этим конкурентом, ответами на возражения. В итоге, от них вы получите рекомендации по эффективному позиционирование относительно конкурента.
Кроме того, обратите пристальное внимание на «открываемость» писем и реакцию ваших клиентов в ходе контактов с ними, которая зафиксирована в CRM. Большой процент неэффективных контактов с клиентами? Контактные лица не отвечают на звонки, даже не просматривают письма, которые вы высылаете? Это может быть признаком того, что вы ведете переговоры не с теми людьми или не нашли к ним подход.
Обязательно выделите время, чтобы прослушать записанные звонки в CRM, и проанализируйте реакцию клиентов в ходе звонка, обратите внимание на то, что способствует продвижению переговоров к сотрудничеству. Определите, в какой момент у клиента появляется интерес, а в какой он хочет поскорее положить трубку. Используйте эту информацию, чтобы скорректировать свой подход к переговорам.
5. Мотивируйте свою команду
CRM-система также играет роль в мотивации команды. Руководитель продаж знает, что поднять боевой дух отдела продаж – сложная задача.
Воспользуйтесь возможностью вашей CRM-системы по отображению информации об активности сотрудников. Демонстрация количества звонков, согласованных и проведенных встреч и других показателей поможет вам и вашей команде отслеживать динамику выполнения задач, а также достигать измеримых результатов. Отчеты с ключевыми показателями продаж, такие как «Новые и Закрытые сделки» по каждому менеджеру отдела продаж, помогут проследить зависимость между активностью и результатом работы.
Менеджеры продаж могут видеть, как влияют их совершенные звонки, проведенные встречи на конечный результат. В совокупности со статистикой по новым и закрытым сделкам, эта информация придаст менеджерам уверенности в себе и позволит наглядно увидеть, как их продуктивность ведет к продаже.
6. Упрощайте взаимодействие между сотрудниками
Вместо того чтобы посылать электронные письма коллегам с разъяснениями ситуаций у клиента, информацией по сделке и прочим, связанным с продажей данным, лучше дайте ссылку на соответствующие разделы в CRM. Никто не любит читать длинные письма, даже если в них есть очень важная информация.
Просто отправьте ссылку на контакт, лид, сделку, статистику в CRM. Так ваши коллеги смогут быстро перейти к записи, которая нуждается в их внимании и эффективно с ней поработать, оставить свой комментарий, внести изменения.
7. Повышайте прозрачность отчетов
Мы тратим время и энергию в ходе внесения информации в CRM-систему, а это не всегда легко. Из 6000 респондентов
по отчету HubSpot 2017 года 23% сообщили, что внесение данных в CRM-систему является самой сложной и трудоемкой задачей. Вместо того чтобы разбираться самостоятельно со всей внесенной информацией (или же наоборот, никогда не погружаться в нее), используйте все преимущества отчетности вашей CRM для перевода имеющихся данных в понятные визуально-доступные элементы, с которыми сможет работать каждый сотрудник отдела.
Создавайте отчеты о закрытых сделках, активностях менеджеров, этапах воронки продаж и по любым другим метрикам, на которые вы считаете необходимо обратить внимание. Интерфейс CRM позволяет обеспечить доступ к отчетам всем сотрудникам, где бы они ни находились. В любой момент времени сотрудник может ознакомиться с отчетом и определить, какой этап работы нуждается в улучшении.
Приведем несколько вариантов отчетов, которые можно создать в Корпоративном портале и CRM «Битрикс24» и в других CRM-системах:
- Отчет по компаниям, с которыми прошли сделки в этом месяце: отслеживайте количество компаний, которые стали клиентами в конкретном месяце или за определенный период времени.
- Отчет по активностям: все действия менеджеров отдела продаж в CRM-системе можно увидеть в одном отчете. Вы можете отфильтровать информацию по сотруднику и дате, чтобы получить представление о том, сколько задач (звонков, встреч, отправленных КП) закрывают сотрудники за определенное время, а также как часто они используют систему.
- Воронка продаж: этот отчет дает вам представление о том, как сделки переходят от этапа к этапу, и помогает вам определить узкие места.
Если вы только задумываетесь о внедрении CRM-системы у себя в отделе продаж или уже используете в своей работе 7 приведенных способов повышения эффективности работы с CRM в своих продажах, знайте, что вы можете превратить CRM из простой клиентской базы в настоящий двигатель продаж, благодаря которому будет расти ваша выручка и будут выстраиваться долгосрочные качественные отношения с клиентами.
Абигейл Донахью, автор HubSpot
Перевел и адаптировал Ефим Марковецкий, Clientbridge
Оригинал статьи
